なぜ直接会って話すことが大事なのか

先日新聞を読んでいると、SNSの発達により、仕事上ほとんどのところで、直接相手に会って話す事よりもメールでやりとりで済ませてしまうケースが増えているという記事を読みました。

確かに、今の時代を考えればわざわざ報告に行くまでもないことであったり、タイミングが合わず報告が遅れてしまうぐらいであれば、いち早くメールで連絡しておくほうがよっぽど効率的であり、当然といえば当然なことです。

しかし、この一見効率的なメールが時にはあだとなってしまうことがしばしばあるのです。

今回はメールだけではなく直接会うことによってもたらされるものについて紹介したいと思います。

 

報・連・相におけるメール完結で起こりうる問題

メールの場合、本人の顔が見えない為、その内容の本心がどこにあるのかまでは読み取れず、また、一方通行な為、解釈の違いがあっても全くわからずといったことがしばしば起こります。

後日聞いて本人の意図する事とあなたの意図する事にズレがあり、「そう言う事だったのか』とそこで初めて真意を知ったという経験をあなたもしたことがあると思います。

これが社内だけであればまだしも、ビジネスという事で考えると、メールだけで済ませようとすると思いもよらぬ自体を招くことがあります。

ひどい場合には、それがもとで取引停止につながることもある得るのです。

報・連・相は担当者間だけで成立するものではなく、その上司、はたまた会社全体での共有につながる重要事項なのです。

特に若い人たちにこの傾向が強く、直接会うのを避け、電話やメールでといった行動が見受けられます。

活字だけでは、相手が見えない為、相手の求めているものを汲み取れず、逆に相手の感情を逆なでしてしまうことがあるのです。

また、世代の違いや育ってきた環境も違う為、感じ方も様々です。

ただ、メールが全て悪いといっているわけではありません。

事前に資料等を送ったりする事で、実際の訪問時に改めて資料をみる手間暇が省ける等、確かに良い面も多々あります。

 

顔を合わせて話すことの重要性

では顔を合わせて話すことにより、どんな事が良い方向として生まれるのでしょうか。

それは、お互いの伝えたいこと、メールだけでは得られない情報、時に相手の感情を損ねてしまった時に顔を付き合わせていることにより、事態を回避でき、その後の良好な関係づくりにもつなげられるといった事が挙げられます。

メールや電話では交渉ごとがうまくいかない時は、思い切って相手先に出向き誠意を持って対応して見ましょう。

あなた自身に置き換えてみて欲しいのですが、1回よりも2回、2回よりも3回と顔を合わせることで、相手に対する見えない壁が自然と取り外され、いつしか何年来の友人かのような人間眼形が構築されていることがありませんか

相手もそれを望んでいるのです。

何でも相談しあえる間柄になればしめたものです。

 

まとめ

時代とともに、報・連・相の形は変わりつつあり、最近ではメールで全てを完結してしまうようになっています。

時と場合にもよりますが、メールだけの完結は思いも寄らない自体を招く事があります。

そうならない為に、適時顔を合わせて、より一層の関係づくりをして行きましょう

特に、あまり人間関係の構築がうまく言っていない人との間では、直接会うことで、あなたとの距離がグッと縮まりますので、面倒がらずに、また、あなた自身の人間的な成長にも繋がります。

今一度、会って話すことの重要性を考えてみてはいかがですか。